outlok
1. E-Mail Nedir?
Electronic Mail (elekronik posta), herhangi bir bilgisayar ağının parçası olan bilgisayarların kullanıcılarının elektronik ortamda birbirlerine mektup göndermesini ve bu yolla haberleşmesini sağlayan servislere verilen genel addır. Internet (birçok büyük ve küçük bilgisayar ağlarından oluşan çok büyük bir bilgisayar ağı) ve diğer ağlar üzerinde kullanılan pek çok e-mail sistemleri (SMTP, IBM PROFS, SNADS, VaxMail vb…) ve bu sistemleri destekleyen pek çok e-mail programı vardır.
E-mail’ in genel bir tanımı verildikten sonra, aşağıda, hemen hemen tüm e-mail programlarında ortak olan ve e-mail gönderebilmek ve okuyabilmek için bilinmesi gerekli bilgiler anlatılacak ve daha sonra özel olarak üç e-mail programı ile (Microsoft Outlook Express, Netscape Messenger, Pegasus Mail) nasıl e-mail okunacağı ve gönderileceği üzerinde durulacaktır.
2. E-Mail Gönderebilmek Ve Alabilmek İçin Bazı Genel Bilgiler
2.1. E-Mail Adresi
Nasıl günlük hayatta , göndereceğimiz mektubun adresini ve kendi adresimizi mektup zarfının üzerinde belirtiyorsak , elektronik ortamda göndereceğimiz mektuplarda da bu bilgilere ihtiyacımız vardır.Elektronik ortamda bu adrese e-mail adresi denir. E-mail adresi, ilk kısmı kişinin kendi sistemindeki kullanıcı numarası, ikinci kısmı da bulunduğu sistemin domain' ini belirtmek üzere iki kısımdan oluşur.
Kullanici_numarasi@domain_adresi
2.2. Gönderme Bilgileri
Gönderme bilgilerini içeren kısaltmalar, e-mail’ in baş kısmında yer alır.
From: Bu alana mail’ ı gönderen kişinin e-mail adresi (yani kendi adresimiz) yazılır.
To: Bu alana mail göndereceğimiz kişinin e-mail adresi yazılır.Eğer birden fazla kişiye aynı mail ’ i göndereceksek, bazı sistemlerde aralarına virgül , bazı sistemlerde boşluk bırakılarak göndereceğimiz kişilerin e-mail adreslerini yazarız.
Subject: Bu alana mail’ ın içeriğini belirten kısa tanımlamalar yazılır. Örneğin ; Toplantı duyurusu, bir an önce oku vb…
Cc: Bu alana mail ’ in bir kopyasını başka bir kişiye ya da kişilere göndereceksek, onların adresleri yazılır.
2.3. Signature ( İmza )
Bazı e-mail programları , imza dosyaları hazırlamamıza olanak verir. İmza dosyaları, bir kere bizim tarafımızdan hazırlandıktan sonra, göndereceğimiz her mail ’ in sonuna otomatik olarak yerleştirilir. İmza dosyalarına,kişinin adı soyadı,e-mail adresi,web adresi,posta adresi,tel/fax numarası gibi bilgiler konulabilir; fakat şunu da akıldan çıkarmamak gerekir ki,bir etik olarak imza dosyaları çok uzun tutulmalıdır.
2.4. Attachment ( Eklenmiş Dosya ) Nedir?
2.5. Mail Gönderirken Dikkat Edilecek Bazı Noktalar
Gönderdiğimiz mail, gideceği yere ulaşmadan önce, pek çok domain' den geçer ve bazı kişiler herhangi bir yerde mail’ ı durdurup, içeriğini okuyabilirler. O nedenle, mail’ ın çok güvenlikli olduğu iddia edilemez. Bu göz önüne alınarak, gizli bilgiler mail yoluyla gönderilmemelidir.
Eğer e-mail programı destekliyorsa , “From: “ kısmında kendi adresimizin başında isim ve soyadımız ve aynı şekilde “To: “ kısmında mail’i göndereceğimiz kişinin adresinin başında onun isminin ve soyadının da çıkması sağlanmalıdır. Bu , birçok karışıklığı önler.
Gönderdiğimiz mail’ ın “Subject: “ kısmını boş bırakmamalı, içeriğe uygun, onu özetleyen bir tanım verilmelidir.Yazdığımız mail de bu subject'e uygun olmalı, içeriği aşan konulardan bahsedilmemelidir. Başka bir konudan bahsedilecekse, ayrı bir mail yazmak daha uygun olur.
Okunmayı güçleştireceğinden, mail' de sadece büyük harf kullanılmamalıdır.
Bize gönderilen bir mail’ a cevap yazarken, cevabını verdiğimiz bu mail’ ı da kendi mail’ imize dahil etmemizde birçok yarar vardır. Mail ’ i gönderen kişi gönderdiği mail ’ in içeriğini en azından tam olarak hatırlamıyor olabilir. Fakat, mail’ in tamamı değil, sadece gerekli yerleri dahil edilmelidir.
İmza kullanmak, birçok durumda yararlı bir alışkanlıktır. Örneğin; gönderdiğimiz mail’ ın gönderme bilgilerinden bize ait bilgiler yerine ulaşmayabilir. Böyle bir durumda, mail ’ imizi alan kişi imzaya bakarak, mail’ in kimden geldiğini anlayabilir.
Gereksiz mail ’ leri silmeyi ihmal etmemek gerekir. Çünkü biriken mail' ler, sisteme gereksiz disk alanı harcatır. Mail’ leri sistem dışına kendi diskimize almak da bir çözümdür.
E-mail içinde Türkçe karakterler kullanılmamalıdır. Çünkü karşı tarafın mail programı Türkçe karakterleri tanımıyor olabilir.
Yüzyüze yaptığımız Şarkı Sözleride,sözlü olarak yaptığımız açıklamalar kadar, yüz ifadelerimizin de( vücut dili, mimikler) anlatımımızda önemli rolü vardır. Yazılı Şarkı Sözleride, yüzyüze Şarkı Sözleriin bu üstünlüğünden yoksun kalırız. Bunu biraz giderebilmek için, yıllar içinde Internet kullanıcıları, yazılı anlatımımızda da duygularımızı belirtmemize yarayan bazı kısaltmalar türetmişlerdir. Bunları öğrenip , kullanmakta yarar vardır.
|
:-) veya |
Gülmek, gülümsemek |
*-) |
Öpmek |
|
:-( veya |
Üzülmek |
:-))))) |
Kahkahalarla gülmek |
|
:’-( |
Ağlamak |
:-} |
Sırıtmak |
|
:-o |
Şaşırmak |
;-) |
Göz kırpmak |
|
:-X |
Ser verip, sır vermemek |
:-((((( |
Çok üzülmek |
3. Outlook Express
3.1. Outlook Express Nedir?
Outlook express, hesabınıza gelen e-mailleri okumak, istediğiniz kişilere e-mail göndermek ve haber gruplarına bağlanmak için size yardımcı olabilecek Microsoft üretimi bir programdır.
3.2. Outlook Express'i Başlatmak
Eğer Win 98 i kullanıyorsanız şekilde görülen kısa yoldan,
Win 95 kullanıyorsanız aşağıdaki şekilde açabilirsiniz ;
Outlook express'i kullanabilmek için bir internet bağlantısının yanında internet servis sağlayıcınızdan veya yerel network yöneticinizden sağlayabileceğiniz su bilgiler gerekmektedir.
- mail konfigürasyonu yapmak için bir hesap ismi (account name ) ve şifre (password),iki server ismi (mail göndereceğiniz ve maillerinizin geleceği)
- newsreading için news server ismini ve gerekiyorsa hesap isminizi ve şifrenizi giriniz.
Aşağıdaki işlemleri yapmanız yeterlidir.
Internet account penceresinden add düğmesi ile mail düğmesine bastığınızda mail hesabinizi outlook ile görebilmenizi sağlamak için gerekenleri yapabilirsiniz.
add 'e bastıktan sonra aşağıdaki gibi textbox'a isminizi giriniz ve Next 'e basın,
e-mail adresinizi giriniz ve Next'e basın
aşağıdaki gibi maillerinizin geleceği server (POP3 – incoming mail) ve üzerinden göndereceğiniz server'in (SMTP – outgoing mail) ismini yazınız ve Next 'e basın,
account name'inizi ve isterseniz şifrenizi girin ve Next ile ilerleyin,
Böylece sizin hesabınız ile ilgili bütün bilgiler gruplandırılmış oldu şimdi bu gruba istediğiniz bir ismi vermeniz gerekiyor.
daha sonra bağlantı şeklini seçmeniz isteniyor,
*telefon hattı ile bağlı iseniz 1. seçenek
*bir LAN altında çalışıyorsanız 2. seçenek
*bağlantıyı kendiniz yapmayı istiyorsanız 3. seçeneği işaretlemeniz gerekiyor.
eğer bu pencereye ulaştıysanız işleminiz tamamlanmıştır.
aşağıdaki pencereyi açtığınızda eğer doğru yapılandırmışsanız grup ismini görebilirsiniz.
3.4. Mailleri Okumak
Maillerinizi okumak için inbox bölümünü kullanmanız gerekiyor.
Inbox'a girdiğiniz zaman mailleriniz bir listesi çıkar ve istediğiniz mailin üzerine çift tıklama ile mail i farklı bir sayfada veya tek tıklama ile alttaki bolümden okuyabilirsiniz.
Ayrıca hesabınıza mail gelip gelmediğini Outlook Express 'e düzenli bir şekilde kontrol ettirebilirsiniz.
Önce Tools menusunden Options seçeneğine girin ,
"Check for new messages every" başlığının yanındaki bölümden kaç dakikada bir maillerinizin kontrol edilmesini istiyorsanız ona göre ayarlayın.
3.5. Mail Yazmak Ve Göndermek
Aşağıda görülen Compose Message tuşunu kullanarak mail yazabileceğiniz yeni bir pencere açarsınız.
Message penceresinde
*To : göndermek istediğiniz kişinin e-mail adresi
*Cc, Bcc: bu bölümlere ise mailin gitmesini istediğiniz e-mail adreslerini noktalı virgülle ayırarak yazabilirsiniz.
*Subject : göndereceğiniz mailin konusunu yazabilirsiniz
Diğerlerini boş bırakabilirsiniz.
ve mailinizi alt tarafta görülen boşluğa yazabilirsiniz.
ve send tuşuna basarak gönderebilirsiniz.
Size gelen bir mail 'e cevap yazmak isterseniz ;
- Reply to Author ile sadece size mail gönderen kişiye
- Size gelen mail sizin dışınızda bir kaç kişiye de gönderilmiş olabilir.Reply to All ile sizinle beraber o maili alanlara ve size gönderen kişiye gönderebilirsiniz.
Send and Receive ile hesabınıza bir mail gelip gelmediğini kontrol edebilir ve gönderilmek için bekleyen mailleri gönderebilirsiniz.
3.5.1. Address Book
İstediğiniz kişilerin e-mail adreslerini ve kişisel bilgilerini tutabileceğiniz bölümdür.
New Contact butonu ile yeni kayıt ekleyebilirsiniz.
New Group butonu ile istediğiniz kişilerin kayıtlarını bir başlık altında toplayabilirsiniz.
New Contact butonuna bastıktan sonra aşağıdaki görüntü elde edilir;
Adress Book' a ekleme yapmak istediğiniz kişinin bilgilerini uygun bir şekilde girin ve ok tuşuyla kaydedin.
Kaydettiğiniz kişiler adress book a yerleştirilir ve bu bilgiler düzenli bir şekilde tutulur.
Bu kayıtları daha düzenli bir şekilde tutmak için gruplar da kurabilirsiniz.Nasıl mı?
New Group butonuna basınca aşağıdaki pencere açılacaktır.
- Önce grup ismini yazın ve gruba üye seçmek için Select Members butonuna basın, bu durumda aşağıdaki pencere açılacaktır.
- Sağ tarafta bulunan kişilerden istediğinizi Select tuşu ile gruba dahil edebilirsiniz.
- Eğer yeni bir kişiyi gruba dahil etmek istiyorsanız New Contact tuşunu kullanabilirsiniz.
